Privacy Policy

La presente informativa descrive le modalità con cui Next Step Consulting S.r.l. (di seguito «Titolare» o «noi») tratta i dati personali degli utenti di Portante e di chi ci contatta dal sito www.portante.it, anche tramite la chat e la prenotazione della demo, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), al D.lgs. 196/2003 (Codice Privacy) e al D.lgs. 101/2018.

1.Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Next Step Consulting S.r.l., con sede legale in Via X Giugno 5, Piacenza 29121, P.IVA IT01883310334. Per esercitare i diritti GDPR o richiedere informazioni, scrivere a supporto@portante.it.

2.Tipologie di dati trattati

Raccogliamo e trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati di registrazione: nome, cognome, email aziendale, password (memorizzata in forma cifrata), ragione sociale, P.IVA.
• Dati di pagamento: i pagamenti sono gestiti tramite un gestore di pagamenti certificato PCI-DSS. Il Titolare NON memorizza dati di carte di credito; riceve solo conferma transazione e ultimi 4 numeri della carta per identificazione.
• Dati operativi inseriti dall'utente: anagrafiche dei tuoi clienti, lead, comunicazioni, preventivi, contratti, documenti caricati. Sono dati di proprietà dell'utente; il Titolare agisce come Responsabile del trattamento (Art. 28 GDPR) per conto dell'utente.
• Dati di utilizzo: log accessi, IP address (anonimizzati dopo 30gg), pagine visitate, tempi di sessione. Usati per sicurezza e ottimizzazione del servizio.
• Cookies: cookies tecnici (sempre attivi), statistici (con consenso), marketing (con consenso). Vedi Cookie Policy in fondo.
• Comunicazioni con il supporto: email, ticket, chat con il team.
• Chat del sito e prenotazione della demo: nome, cognome, email, telefono e le informazioni sulla tua impresa che scegli di darci (per esempio quante persone lavorano, che lavori fate, quale programma usate oggi); il testo della conversazione; data e orario dell'appuntamento; la pagina da cui scrivi, le pagine visitate, la provenienza della visita (per esempio i parametri di una campagna) e i dati tecnici del browser; l'indirizzo IP, anonimizzato dopo 30 giorni.

3.Finalità e base giuridica

La chat del sito. In chat risponde Geo, un assistente automatico basato sull'intelligenza artificiale; una persona del nostro team può leggere la conversazione e intervenire. Geo non prende decisioni con effetti giuridici o di analoga importanza su di te (Art. 22 GDPR). Per rispondere, il testo della conversazione passa ai fornitori di intelligenza artificiale descritti al §5. Ti chiediamo di non scrivere in chat dati che non servono alla richiesta, come dati sulla salute o di pagamento.

4.Periodo di conservazione

• Dati account attivo: per tutta la durata del rapporto contrattuale.
• Dati account chiuso: soft-delete entro 30 giorni, cancellazione permanente entro 90 giorni dalla richiesta.
• Dati fiscali e fatture: 10 anni (Art. 2220 c.c.).
• Log accessi: 6 mesi (Provvedimento Garante 27/11/2008).
• Backup: 7 giorni (rolling), poi sovrascritti.
• Newsletter marketing: fino a revoca del consenso.
• Chat del sito e richieste di demo di chi non diventa cliente: 24 mesi dall'ultimo contatto, poi cancellati o resi anonimi. Le prenotazioni annullate si cancellano dopo 90 giorni. Se diventi cliente, i dati passano alla gestione del rapporto contrattuale.

5.Destinatari dei dati

Per erogare il Servizio ci avvaliamo di fornitori che trattano i dati per nostro conto come Responsabili del trattamento (Art. 28 GDPR), vincolati da un accordo scritto sulla protezione dei dati. Appartengono a queste categorie:

• Infrastruttura cloud: hosting dell'applicazione, del database e dei file. Database e file stanno su server nell'Unione Europea (Irlanda).
• Pagamenti: gestore dei pagamenti certificato PCI-DSS.
• Comunicazioni: invio delle email di servizio e, per le funzioni attivate dal Cliente, messaggistica (WhatsApp, SMS) e telefonia.
• Intelligenza artificiale: modelli di linguaggio, trascrizione e sintesi vocale, usati solo dalle funzioni che li richiedono (vedi Trasparenza AI).
• Fatturazione elettronica: intermediario per l'invio al Sistema di Interscambio, con dati nell'Unione Europea.
• Manutenzione e sicurezza: monitoraggio degli errori dell'applicazione.

Trattano i dati come titolari autonomi, secondo le proprie informative: Google LLC per le statistiche del sito (solo con il tuo consenso, vedi §9) e per Google Calendar o Gmail quando il Cliente li collega; il gestore dei pagamenti per gli obblighi antifrode e antiriciclaggio; consulenti professionali e autorità pubbliche quando la legge lo richiede.

L'elenco nominativo dei fornitori, con il paese e la garanzia di ciascuno, si chiede a supporto@portante.it.

I dati operativi NON sono mai venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalità di marketing di soggetti esterni.

6.Trasferimenti extra-UE

Database e file del Servizio stanno nell'Unione Europea. Alcuni fornitori (hosting dell'applicazione, email, intelligenza artificiale e voce, monitoraggio degli errori) possono trattare dati negli Stati Uniti. Il trasferimento si basa sulla decisione di adeguatezza UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework, Decisione di esecuzione (UE) 2023/1795) per i fornitori che vi aderiscono e, per gli altri, sulle Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione europea (Decisione di esecuzione (UE) 2021/914). Copia delle garanzie adottate si chiede a supporto@portante.it.

7.I tuoi diritti (Art. 15-22 GDPR)

Hai il diritto di:

• Accesso (Art. 15): ottenere conferma del trattamento e copia dei tuoi dati.
• Rettifica (Art. 16): correggere dati inesatti.
• Cancellazione (Art. 17): «diritto all'oblio» nei limiti normativi.
• Limitazione (Art. 18): sospendere il trattamento.
• Portabilità (Art. 20): ricevere i tuoi dati in formato strutturato (JSON/CSV).
• Opposizione (Art. 21): opporsi al trattamento per legittimo interesse o marketing.
• Reclamo: al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.gpdp.it).

Per esercitare i diritti scrivi a supporto@portante.it. Rispondiamo entro 30 giorni (Art. 12 GDPR).

8.Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate (Art. 32 GDPR):

• Cifratura TLS 1.3 in transito su tutte le comunicazioni.
• Cifratura AES-256 a riposo sul database.
• Password salvate solo come hash bcrypt.
• Isolamento multi-tenant a livello database (Row Level Security PostgreSQL).
• Backup automatici giornalieri con retention 7 giorni.
• Accesso al sistema riservato a personale autorizzato con MFA.
• Logging accessi e tentativi sospetti, vulnerability monitoring continuo.

9.Cookie Policy

Il sito utilizza le seguenti categorie di cookie:

• Cookie tecnici (sempre attivi): necessari per autenticazione, sessione, preferenza tema e, nella chat del sito, un identificativo salvato nella memoria del browser che serve a ritrovare la tua conversazione, più due cookie propri della chat, mc_lc_attr (da quale campagna o pagina sei arrivato) e mc_lc_pages (le pagine viste prima di scrivere), letti solo se apri la chat. Esenti da consenso (Art. 122 D.lgs. 196/2003).
• Cookie statistici (con consenso): Google Analytics 4 (Google LLC), che installa i cookie _ga e _ga_* per misurare in forma aggregata come gli utenti usano il sito. Vengono attivati solo dopo che accetti dal banner cookie; se rifiuti non vengono installati.
• Cookie di marketing (con consenso): oggi non attivi, predisposti per future campagne di retargeting.

10.Minori

Il Servizio non è destinato a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori. Se ritieni che un minore abbia fornito dati, scrivi a supporto@portante.it per cancellazione immediata.

11.Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare questa Privacy Policy in qualsiasi momento. Le modifiche significative saranno notificate via email almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore. La versione aggiornata è sempre disponibile su questa pagina con data «Ultimo aggiornamento».

12.Contatti