Firma elettronica del preventivo: far firmare l'offerta online, con la prova

La risposta breve

Per far firmare un preventivo online servono tre prove: chi ha firmato, cosa ha firmato e quando. In Portante il cliente apre il link dell'offerta, riceve un codice usa e getta all'indirizzo email che l'impresa ha in anagrafica per lui e lo inserisce per accettare. Il documento firmato porta in fondo un attestato leggibile (chi, quando, da dove, su quale versione) e l'impresa riceve subito un avviso sul telefono. È una firma elettronica semplice, con la prova scritta sul documento.

Perché stampare e rispedire non regge

Offerta in PDF, il cliente la stampa, la firma, la fotografa e la rimanda. Sono giorni di attesa, e il documento che torna spesso è una foto storta, senza la versione esatta che ha firmato. Se poi nel frattempo hai modificato una cifra, nessuno sa più quale delle due ha accettato.

Una firma online che funziona deve risolvere tre cose: sapere che chi firma è davvero il cliente, inchiodare il documento a quello che ha letto, e fare in modo che in impresa qualcuno lo sappia nel momento in cui succede.

Come lo fa Portante

• Il codice va a chi lo sa l'impresa. Il codice usa e getta non va all'indirizzo che il visitatore digita sulla pagina, ma a quello che hai in anagrafica per quel cliente. Chi apre il link lo vede nascosto in parte e conferma; se non è il suo, chiama l'impresa. Così chi riceve il link inoltrato e indica un'email sua non fa partire il codice verso quell'indirizzo: il codice va sempre a quello del cliente.
• Se l'anagrafica non ha un'email. La firma non si blocca, perché si bloccherebbe un'accettazione legittima per una dimenticanza in anagrafica. Si annota che l'indirizzo era dichiarato da chi firma e non verificato. Nell'attestato resta scritto se l'indirizzo era verificato oppure no.
• Il contenuto è inchiodato. La firma è legata alla versione esatta che il cliente ha davanti. (In pratica, un'impronta digitale del documento.)
• L'attestato di firma. In fondo al documento firmato compare un riquadro con chi ha firmato, quando, da dove, con quale email verificata e su quale versione. Resta visibile anche in stampa, e lo puoi consegnare al cliente o mostrare a un avvocato.
• L'ufficio lo sa subito. Quando il cliente firma, partono un avviso sul telefono per chi segue quel dato (amministratori e commerciali), con il nome di chi ha firmato e cosa. L'apertura dell'offerta ha già il suo avviso; la firma, che vale molto di più, non resta solo una mail di ricevuta.
• L'offerta ha una data. Si firma fino all'ultimo giorno di validità indicato nel documento; passato quel giorno il link non accetta più.

La firma online non vale solo per l'offerta: in Portante c'è anche per il benestare, per i lavori extra e per il contratto.

Cosa vale, detto con onestà

La firma di Portante è una firma elettronica semplice: l'identità è provata dal codice mandato all'email del destinatario, il contenuto dall'impronta del documento, e tutto resta scritto nell'attestato. È una prova ordinata, leggibile, conservata, da mostrare com'è. Per un'offerta, un benestare o un lavoro extra la prova è questa, scritta sul documento e pronta da mostrare.

Domande frequenti