La risposta breve
Un report automatico è un report che arriva da solo, all'ora giusta, a chi lo deve leggere. In Portante scegli un report salvato, la cadenza (ogni giorno, un giorno della settimana, un giorno del mese), l'ora e le email dei destinatari: il file Excel parte da solo e arriva per email ai destinatari che scegli.
Perché il report che chiedi ogni lunedì non regge
Il lunedì chiedi alla segreteria «mandami le bolle senza fattura», lei le cerca, le mette in un foglio, te lo manda a metà mattina. Funziona finché c'è lei e finché ti ricordi di chiederlo. Il giorno in cui è in ferie, quel numero non arriva, e di solito è il giorno in cui serviva.
Un report utile fa due cose: risponde a una domanda precisa e arriva senza essere chiesto.
Come lo fa Portante
- Report pronti, con un verdetto. Ogni report pronto è una domanda del titolare. Il verdetto segue regole fisse sui tuoi numeri, e la tabella sotto ti lascia controllare.
- Raggruppati come ragiona un imprenditore edile. Prima i Soldi, poi i Cantieri, poi il Commerciale.
- Onesti sui dati. Quando i dati non bastano a dire una cosa sicura, il verdetto resta neutro, senza semaforo verde su numeri incompleti.
- Tra i report pronti ci sono il fatturato per cliente, i costi per categoria, le bolle senza fattura e quelle del mese, i clienti nuovi del mese e per zona, gli affari per fase e per cliente.
- Il tuo report, salvato. Costruisci la tabella che ti serve, filtri e colonne comprese, e la salvi.
- L'invio programmato. Per un report salvato scegli: ogni giorno, ogni settimana (il giorno) o ogni mese (il giorno del mese), a un'ora, a una lista di destinatari. Arriva per email con un file Excel allegato. C'è anche «Invia ora» per provare.
- Niente doppioni. Un report programmato parte una volta per scadenza.
- Con i permessi di chi l'ha programmato. Il report che parte da solo mostra ai destinatari ciò che vedeva chi l'ha creato, né più né meno.
Quali report programmare per primi
- Bolle senza fattura, ogni lunedì. Il materiale arrivato e non ancora fatturato.
- Costi per categoria, ogni mese. Dove vanno i soldi, a fine mese, mentre ricordi ancora perché.
- Affari per fase, ogni settimana. Dove sono le trattative, senza aprire il programma.
Domande frequenti
Cos'è un report automatico?
Un report che si genera e arriva per email da solo, a un'ora e con una cadenza scelte da te, senza doverlo chiedere ogni volta.
Ogni quanto può arrivare?
Ogni giorno, ogni settimana nel giorno scelto o ogni mese in un giorno del mese, all'ora che indichi.
In che formato arriva?
Come email con un file Excel allegato.
Cosa sono i report pronti?
Sono report che rispondono a una domanda del titolare (per esempio le bolle senza fattura) con un verdetto calcolato sui suoi numeri e la tabella sotto per verificare.
Come si calcola il verdetto?
Con regole fisse sui dati del programma, e la tabella sotto per verificare. Se i dati non bastano, il verdetto resta neutro.
A chi posso mandarlo?
A una lista di indirizzi email che scegli tu. Il report mostra ciò che vedeva chi lo ha programmato.
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Prima di programmarlo, il calcolo a mano
Per provare un numero: Calcolatore margine di commessa.
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