Cruscotto impresa edile: i numeri da guardare ogni mattina

La risposta breve

Un cruscotto aziendale è la prima schermata che il titolare apre la mattina, e deve rispondere in pochi secondi a cinque domande: come vanno i cantieri aperti, quanti soldi entrano ed escono, cosa manca, se arriva lavoro nuovo e che tempo fa domani sui cantieri. Il Cruscotto di Portante mette nella prima pagina la cassa con la previsione, una lista di cose da fare adesso, i crediti scaduti, il guadagno previsto sui cantieri, il lavoro in trattativa e il tempo. Non è un bilancio con i grafici a torta. Se per capire come sta l'impresa devi ancora chiamare il capocantiere e rileggere il foglio Excel, non hai un cruscotto: hai un'altra cosa da aprire.

Cosa deve mostrare il cruscotto di un'impresa edile la mattina

Un titolare di impresa edile non ha dieci minuti per leggere grafici. Ha quelli del caffè, in piedi, spesso dal telefono. In quel tempo gli servono poche cose, nell'ordine in cui le chiederebbe a un collaboratore di fiducia.

1. Come vanno i cantieri aperti

Non l'elenco di tutti i lavori: quelli che stanno andando fuori strada. Per ogni cantiere aperto servono l'avanzamento, quanto hai speso rispetto a quanto avevi previsto e se il lavoro sta costando più del preventivo. Un cantiere in linea non ha bisogno della tua attenzione. Uno che brucia ore e materiali sì, e prima che sia finito.

2. Soldi in entrata e in uscita

Quanto c'è in banca oggi, cosa devi pagare nelle prossime settimane, cosa ti devono i clienti. Il saldo da solo ingannerebbe: conta il saldo accanto alle scadenze, perché, per esempio, 40.000 euro in banca sono tanti o pochi a seconda di cosa esce venerdì. Ti serve anche una previsione, distinta da quello che è già certo.

3. Cosa manca

La fattura scaduta da un cliente, il rapportino non arrivato, la bolla senza fattura, il preventivo fermo da dieci giorni. Il cruscotto non deve aspettare che tu vada a cercare: deve metterti davanti le poche cose che oggi richiedono una decisione tua.

4. Il lavoro che arriva

Chiamate fatte, appuntamenti fissati, lavori vinti. Un'impresa può avere i cantieri pieni oggi e il mese prossimo scoperto, e il cruscotto è il posto dove te ne accorgi con un mese di anticipo.

5. Il tempo, perché in edilizia decide

Pioggia, gelo e vento cambiano la settimana di un cantiere più di qualsiasi riunione. Una riga sul tempo di domani, vicino ai numeri, vale più di una pagina di previsioni da aprire a parte.

Cosa non serve in un cruscotto

• I grafici da bilancio. Ricavi e costi dell'anno scorso, divisi per voce, servono al commercialista. La mattina non decidi niente guardandoli.
• Cinquanta indicatori. Più sono, meno ne guardi. Ne bastano pochi, con la fonte scritta: da dove viene quel numero e cosa è stato escluso.
• Numeri che non tornano con il resto. Se il cruscotto dice 12 chiamate e la pagina del telemarketing ne dice 40, smetti di fidarti di tutti e due. Lo stesso numero deve essere uguale ovunque.
• Previsioni troppo sicure. Un cantiere appena aperto non ha ancora una previsione affidabile: un cruscotto onesto lo dice, invece di inventare una cifra.

Chi lo guarda e ogni quanto

Il cruscotto del titolare si guarda ogni mattina, in due minuti. Quello dell'ufficio si guarda a metà giornata, quando arrivano fatture e bonifici. Il capocantiere non ha bisogno del cruscotto dell'impresa: gli basta il suo cantiere. Conta questo: ciascuno vede quello che gli serve per decidere, non tutto. Un cruscotto che mostra a tutti gli stessi numeri finisce per non servire a nessuno, e i soldi dell'impresa non vanno davanti a chi non deve vederli.

Il ritmo conta quanto i numeri. Il lunedì ti serve la settimana: cosa scade, quali cantieri hanno il tempo contro, chi devi richiamare. Il venerdì ti serve il bilancio dei giorni: cosa è entrato, cosa è uscito, cosa è rimasto aperto. In mezzo, il cruscotto deve restare quieto: se ogni giorno segnala dieci allarmi, il giorno in cui è davvero grave non lo leggi.

Come si riconosce un cantiere che sta andando fuori strada

I segnali sono pochi: le ore crescono più dell'avanzamento, il materiale costa più del preventivo, le varianti restano a voce, il SAL è fermo. La guida sul controllo dei costi di commessa li spiega uno per uno.

Perché il cruscotto su Excel non regge

Molti titolari hanno un foglio Excel con il riepilogo, aggiornato la domenica sera. È un buon inizio e ha un difetto: fotografa un momento. Il lunedì è già vecchio, il giovedì è sbagliato. Per ogni numero che ci scrivi, qualcuno deve ricopiarlo da un altro foglio, da una fattura o da un messaggio sul telefono, e nessuno lo fa tutti i giorni.

Un cruscotto che si aggiorna a mano è una relazione. Quello che serve è un cruscotto che si aggiorna da solo, perché i numeri sono già dentro il programma con cui lavori.

Come lo fa Portante

Il Cruscotto è la prima pagina di Portante (Oggi, Cruscotto). Qui sotto trovi cosa vede ogni mattina un'impresa con cantieri, vendite e conti dentro Portante.

• La cassa, con il saldo vero e la previsione. Saldo di oggi in banca, previsione, entrate e uscite di ogni settimana: lo stesso grafico, con gli stessi numeri, in Banca, in Cassa e nel Cruscotto. Entrate, uscite e saldo stanno sulla stessa scala, e il tratteggio ti dice cosa è ancora solo previsto.
• Cosa richiede una tua decisione. Una lista sola, «Da fare adesso», ordinata per i soldi che muove: la fattura scaduta da più tempo con il tasto per sollecitare, i documenti che aspettano la tua firma, i contratti appena firmati, gli adempimenti da rinnovare, i cantieri che non danno notizie. Se non c'è niente, il Cruscotto lo dice.
• Tre domande, tre numeri. «Mi devono dei soldi?»: i crediti già scaduti, con la fattura più vecchia. «Guadagno sui cantieri?»: il guadagno previsto a fine lavori, solo sulle commesse con una base di stima solida (budget di costo, almeno due SAL e un quarto di avanzamento), perché sulle altre un numero sarebbe inventato. «Ho lavoro davanti?»: le trattative aperte e i preventivi fermi da richiamare. Ogni numero porta la sua fonte.
• Il tempo. In cima vedi paese, gradi e una parola se domani peggiora; un clic apre la settimana. Il Cruscotto mostra anche i cantieri con pioggia, gelo o vento nei prossimi due giorni, con soglie scelte da te.
• Le chiamate vere. Nella vista Commerciale del Cruscotto, chiamate, appuntamenti e lavori vinti arrivano da quello che la squadra segna davvero, non da una tabella che qualcuno deve aggiornare. Lo stesso numero lo ritrovi nel Briefing e nella mail del mattino.

Il Cruscotto riassume: per i dettagli apri le pagine da cui vengono i numeri, come la Cassa e Da incassare e da pagare.

Come costruire il tuo cruscotto, con qualunque strumento

Anche se oggi lavori in Excel, puoi cominciare da una scheda di cinque righe. Scrivi la domenica sera: i cantieri che stanno spendendo più del previsto, il saldo in banca e le tre uscite più grosse delle prossime due settimane, i due crediti più vecchi da incassare, quanti preventivi sono fermi, quanti appuntamenti hai in agenda. Se per scriverla ci metti più di venti minuti, è il segno che i dati non sono dove dovrebbero.

La stessa logica vale per i soldi in particolare: la guida su banca e cassa spiega come leggere il saldo, quella sul flusso di cassa come guardare avanti, e il controllo dei costi di commessa come capire se un cantiere sta uscendo di strada.

Domande frequenti