L'analisi del fabbisogno di commessa: cosa serve, quanto, quando

Cos'è, in due frasi

Il fabbisogno è l'elenco ragionato di tutto quello che la commessa consumerà: materiali con le quantità (comprese di sfrido), ore di manodopera per squadra, mezzi, noli e subappalti, ognuno con la sua data di quando serve in cantiere. Nasce dal preventivo, perché ogni voce venduta è fatta di quantità e ore: se il preventivo è costruito con l'analisi prezzo, il fabbisogno è già lì dentro, basta tirarlo fuori.

Il modo in cui si tira fuori è preciso: si esplodono le analisi prezzo, cioè i componenti per unità di ogni voce (i chili di ferro per metro cubo di calcestruzzo, le ore di manodopera per metro quadro di massetto), si moltiplicano per la quantità della voce nel computo metrico, e si aggrega tutto per famiglia, descrizione e unità di misura. Il risultato non è più «voce per voce», è «materiale per materiale»: quante ore di manodopera servono in tutto, quanti metri cubi di calcestruzzo, quanti chili di ferro per l'intera commessa, sommati da tutte le voci che li usano.

Perché conviene, anche a un'impresa da cinque persone

La convinzione da smontare è che la pianificazione sia roba da imprese grandi. È il contrario: l'impresa piccola paga gli errori di fabbisogno più cari di tutti, perché non ha cuscinetti. Tre conti che ogni titolare riconosce:

• L'ordine urgente si paga caro. Il materiale ordinato all'ultimo momento non si tratta: si prende al prezzo che c'è, dal fornitore che ce l'ha, col trasporto espresso. Ordinato per tempo, lo stesso materiale si mette a confronto fra due o tre fornitori e si tratta.
• Il cantiere fermo costa anche da fermo. Una squadra che aspetta il materiale è costo pieno a produzione zero: coi numeri del costo orario vero, mezza giornata di attesa per tre persone sono centinaia di euro che non tornano.
• Comprare due volte costa più che pianificare una. Senza quantità scritte si compra a occhio: prima troppo poco (secondo ordine, secondo trasporto), oppure troppo (materiale avanzato che gira di cantiere in cantiere finché non sparisce).

Come si fa, in pratica

Primo: dalle voci alle quantità. Ogni voce del preventivo si scompone in materiali (con lo sfrido già dentro) e ore per squadra. Se hai fatto l'analisi prezzo, questa scomposizione esiste già.
Secondo: dalle quantità al calendario. Ogni riga prende la data in cui serve in cantiere, seguendo il cronoprogramma della commessa: il fabbisogno senza date è una lista della spesa, con le date diventa un piano.
Terzo: dal calendario agli ordini. Le righe si raggruppano per fornitore e diventano richieste d'offerta. Quando arrivano le risposte, il confronto è riga per riga e non totale contro totale, così si vede subito quale fornitore costa meno su quale materiale. Da lì nasce l'ordine, con la consegna richiesta PRIMA della data di fabbisogno: da qui in avanti il controllo è automatico, quello che arriva si spunta contro quello che serviva.

Dentro Portante questa catena è un flusso solo: il preventivo genera il fabbisogno, il fabbisogno genera le richieste d'offerta e gli ordini ai fornitori, e il margine di commessa, ancora non maturo finché la commessa non chiude, vede i costi veri man mano che gli ordini arrivano. A mano si può fare con un foglio: l'importante è farla, e farla PRIMA di aprire il cantiere.

Le tre onestà: cosa il fabbisogno non si inventa mai

Un fabbisogno che finge di sapere quello che non sa è peggio di uno che manca qualcosa. Per questo ci sono tre regole che non si aggirano.

• Voce senza analisi, fabbisogno non inventato. Se una voce del computo non ha l'analisi prezzo dietro, non si può sapere di quali materiali e ore è fatta: finisce nelle voci non esplose, segnalata come tale, e nessuna scomposizione viene inventata al posto suo.
• Voce con analisi ma senza quantità, fabbisogno non calcolato. Se l'analisi c'è ma la quantità della voce nel computo manca, moltiplicare produrrebbe un totale falso: quella voce finisce nelle voci senza quantità, non in un numero che sembra vero e non lo è.
• La certezza aggregata è la peggiore, non la media. Quando più componenti confluiscono nello stesso totale di famiglia, la certezza di quel totale non è la media dei componenti: è la peggiore fra quelle che lo compongono. Un solo componente incerto in mezzo a dieci confermati basta ad abbassare la certezza dell'intero totale, perché è lì che si rompe la catena.

Sono la stessa regola, detta in tre modi: se il sistema non lo sa, lo dice. Non stima al posto tuo, e non nasconde un buco dietro una media che fa più bella figura.

L'ultimo prezzo pagato, e a chi

Ogni riga del fabbisogno si aggancia al catalogo fornitori e porta con sé l'ultimo prezzo pagato per quel materiale, e a quale fornitore. Il match è esatto sulla descrizione, non approssimato: se la descrizione non coincide, il sistema non prova a indovinare quale prezzo storico assomiglia di più. Meglio una riga senza prezzo storico che un prezzo storico sbagliato spacciato per giusto.

Cosa succede quando non la fai

Succede quello che si vede in tanti cantieri: il capocantiere che telefona alle sette del mattino perché manca il collante, l'ordine urgente pagato il dieci per cento in più, la squadra spostata su un altro lavoro intanto che arriva la roba (e il primo cantiere che slitta), la variante comprata senza sapere che il materiale c'era già, avanzato dal lavoro prima. Nessuno di questi episodi da solo rovina una commessa: è la somma, cantiere dopo cantiere, che si mangia i punti di margine. E a consuntivo nessuno sa dire dove sono finiti, perché non c'era una lista contro cui contare.

Domande frequenti