L'analisi del fabbisogno di commessa: cosa serve, quanto, quando

Cos'è, in due frasi

Il fabbisogno è l'elenco ragionato di tutto quello che la commessa consumerà: materiali con le quantità (comprese di sfrido), ore di manodopera per squadra, mezzi, noli e subappalti, ognuno con la sua data di quando serve in cantiere. Nasce dal preventivo, perché ogni voce venduta è fatta di quantità e ore: se il preventivo è costruito con l'analisi prezzo, il fabbisogno è già lì dentro, basta tirarlo fuori.

Perché conviene, anche a un'impresa da cinque persone

La convinzione da smontare è che la pianificazione sia roba da imprese grandi. È il contrario: l'impresa piccola paga gli errori di fabbisogno più cari di tutti, perché non ha cuscinetti. Tre conti che ogni titolare riconosce:

• L'ordine urgente si paga caro. Il materiale ordinato all'ultimo momento non si tratta: si prende al prezzo che c'è, dal fornitore che ce l'ha, col trasporto espresso. Ordinato per tempo, lo stesso materiale si mette a confronto fra due o tre fornitori e si tratta.
• Il cantiere fermo costa anche da fermo. Una squadra che aspetta il materiale è costo pieno a produzione zero: coi numeri del costo orario vero, mezza giornata di attesa per tre persone sono centinaia di euro che non tornano.
• Comprare due volte costa più che pianificare una. Senza quantità scritte si compra a occhio: prima troppo poco (secondo ordine, secondo trasporto), oppure troppo (materiale avanzato che gira di cantiere in cantiere finché non sparisce).

Come si fa, in pratica

Primo: dalle voci alle quantità. Ogni voce del preventivo si scompone in materiali (con lo sfrido già dentro) e ore per squadra. Se hai fatto l'analisi prezzo, questa scomposizione esiste già.
Secondo: dalle quantità al calendario. Ogni riga prende la data in cui serve in cantiere, seguendo il programma dei lavori: il fabbisogno senza date è una lista della spesa, con le date diventa un piano.
Terzo: dal calendario agli ordini. Le righe si raggruppano per fornitore e si trasformano in richieste d'offerta e ordini, con la consegna richiesta PRIMA della data di fabbisogno. Da qui in avanti il controllo è automatico: quello che arriva si spunta contro quello che serviva.

Dentro Portante questa catena è un flusso solo: il preventivo genera il fabbisogno, il fabbisogno genera gli ordini e le richieste d'offerta ai fornitori, e il margine di commessa vede i costi veri man mano che gli ordini arrivano. A mano si può fare con un foglio: l'importante è farla, e farla PRIMA di aprire il cantiere.

Cosa succede quando non la fai

Succede quello che si vede in tanti cantieri: il capocantiere che telefona alle sette del mattino perché manca il collante, l'ordine urgente pagato il dieci per cento in più, la squadra spostata su un altro lavoro intanto che arriva la roba (e il primo cantiere che slitta), la variante comprata senza sapere che il materiale c'era già, avanzato dal lavoro prima. Nessuno di questi episodi da solo rovina una commessa: è la somma, cantiere dopo cantiere, che si mangia i punti di margine. E a consuntivo nessuno sa dire dove sono finiti, perché non c'era una lista contro cui contare.

Domande frequenti