Scadenzario pagamenti: come tenerlo in un'impresa edile

La risposta breve

Uno scadenzario pagamenti è l'elenco di tutto quello che devi pagare e incassare, ordinato per data di scadenza. Portante lo chiama «Da incassare e da pagare»: mese per mese quanto paghi e quanto incassi, con una riga per ogni rata. Per un'impresa edile contiene le fatture dei fornitori con le loro condizioni di pagamento, le rate, i bonifici e le RiBa, e le fatture ai clienti, compresi gli stati di avanzamento. Serve a sapere oggi quanto uscirà il mese prossimo, non a scoprirlo il giorno prima. Se le scadenze stanno su un foglio Excel o nella testa di una persona sola, prima o poi una salta.

Cosa deve contenere uno scadenzario di un'impresa edile

Quello di un negozio è semplice: poche fatture, quasi tutte a trenta giorni. In un'impresa edile le scadenze arrivano da molte parti e hanno regole diverse. Uno scadenzario che regge deve tenere insieme almeno queste cose.

• Le fatture dei fornitori, con la loro condizione. Sessanta giorni data fattura, novanta fine mese, trenta e sessanta a rate. La data in fattura spesso non c'è, o non è quella che avete concordato: la scadenza va dedotta dalla condizione del fornitore.
• La modalità di pagamento. Bonifico, RiBa, contanti. Una RiBa la banca la addebita da sola: se non la riconosci, la paghi due volte con un bonifico.
• Le rate. Una fattura a 30/60/90 giorni non è una scadenza, sono tre, in tre mesi diversi.
• Le fatture ai clienti. Gli incassi pesano quanto i pagamenti. Un SAL emesso e non incassato è un buco in cassa tanto quanto una fattura dimenticata.
• Le note di credito. Storni che abbassano quello che devi, ma che non vanno confuse con le fatture da pagare.
• Le fatture ferme. Il materiale arrivato sbagliato, la bolla contestata: quella fattura non va pagata finché il problema non è chiuso.

Perché lo scadenzario su Excel smette di funzionare

Lo scadenzario nasce quasi sempre su un foglio Excel, ed è giusto: costa niente e lo capisci subito. Poi succede sempre la stessa cosa.

Nessuno lo aggiorna con le fatture nuove. Le fatture dei fornitori arrivano per via elettronica, ma ogni riga la devi ricopiare la sera, con numero, importo e data. Basta una settimana di cantiere pieno e il foglio resta indietro.

Non sa quali sono già pagate. Il bonifico parte dalla banca, il foglio non lo vede. Si finisce a cancellare righe a memoria, o a rileggere l'estratto conto con il dito.

Non sa se i soldi bastano. Il foglio ti dice quanto devi pagare venerdì. Non ti dice quanto c'è in banca e quanto devi ancora incassare prima di venerdì.

Lo capisce una persona sola. Se la persona che lo tiene è in ferie, o se ne va, le scadenze se ne vanno con lei.

Lo scadenzario serve prima della scadenza. Un foglio che aggiorni dopo è un registro, non uno scadenzario.

Quanto devo pagare il mese prossimo: come si legge in un colpo d'occhio

La domanda del titolare è sempre la stessa, ed è molto concreta: quanto esce a novembre? Nessuno ha voglia di fare la somma a mano di quaranta fatture a sessanta e novanta giorni.

La risposta giusta è una striscia di mesi: per ogni mese, quanto devi pagare e quanto incassi, con le scadute da una parte e le fatture senza data dall'altra. Un clic su un mese e l'elenco mostra solo quelle fatture, con il totale. Da lì vedi subito se novembre è un mese leggero o un mese in cui devi chiamare la banca.

Le scadute dei clienti: quanto sono vecchie

Un credito di dieci giorni di ritardo e uno di cento non sono la stessa cosa. Lo scadenzario deve dividere gli incassi per età: non ancora scaduti, da 1 a 30 giorni, da 31 a 60, da 61 a 90, oltre 90. È l'unico modo per sapere chi sollecitare per primo e quali crediti stanno diventando un problema.

Come lo fa Portante

In Portante lo scadenzario si chiama «Da incassare e da pagare», nella sezione Conti.

• Quanto paghi il mese prossimo. Mese per mese vedi quanto devi pagare e quanto incassi. Un clic su un mese e la lista mostra solo quelle fatture, col totale. Le scadute stanno a sinistra, quelle senza data a destra, e se ci sono scadenze senza data la pagina te lo dice con la cifra.
• Gli incassi per età. I crediti verso i clienti sono divisi in fasce di ritardo, da «non scaduto» a «oltre 90 giorni», e un clic su una fascia filtra l'elenco.
• Note di credito e fatture ferme a parte. Le note di credito hanno un posto loro, così il numero rosso è la cifra che esce davvero dal conto. Le fatture che il cantiere ha fermato compaiono in un riquadro a sé, con il motivo scritto.
• Cambi le condizioni di pagamento di un fornitore. Nella scheda del fornitore premi «cambia», scegli la condizione nuova e Salva: Portante ti chiede se aggiornare anche le scadenze delle fatture ancora da pagare.
• Come si paga una fattura. Bonifico, RiBa, contanti: scegli la modalità e confermi con Salva. Lo scadenzario la porta con sé.

Dallo scadenzario al bonifico: i controlli prima di pagare

La banca e la previsione di cassa hanno le loro guide: banca e cassa per l'impresa edile e flusso di cassa. Lo scadenzario è la lista delle singole scadenze, quella da cui partono. Ecco i controlli che servono quando una scadenza diventa un pagamento, nella pagina Pagamenti ai fornitori di Portante.

• Un IBAN diverso ferma il pagamento. Se in fattura o nei bonifici in banca compare un IBAN diverso da quello in anagrafica, i pagamenti a quel fornitore restano fermi finché non telefoni e confermi quale vale. Serve contro le mail false con le coordinate cambiate.
• Il DURC si controlla anche al pagamento. Prima di pagare un subappaltatore vedi se è in regola. Con un DURC scaduto la riga non si può mettere nell'elenco dei pagamenti, perché la responsabilità sui contributi può scattare quando paghi (verifica il caso con il tuo consulente).
• Segni la fattura come pagata da Pagamenti. Sotto la fattura vedi il bonifico trovato in banca: un tocco e la fattura risulta pagata.

I bonifici restano sotto il tuo controllo: li autorizzi tu dalla tua banca. Se vuoi fare i conti fuori da Portante, nel report libero filtri ed esporti i movimenti del conto e le scadenze dei documenti.

Domande frequenti