Fatture dei fornitori in un'impresa edile: dall'arrivo al cantiere giusto

La risposta breve

Una fattura di un fornitore è gestita bene quando arriva da sola, finisce su un cantiere deciso da te e porta con sé la sua scadenza. Portante scarica ogni giorno le fatture ricevute dal canale SDI e le rende visibili in una coda. Per ognuna chiede dove va: tutta su un cantiere, divisa tra cantieri o spesa generale. Poi calcola la scadenza dalle abitudini di pagamento del fornitore. Le righe arrivano già compilate dal canale SDI, e finché una fattura non ha la sua destinazione resta in coda con la scritta «Da decidere», dove la vedi.

Dove una fattura passiva si perde

Il fornitore la manda, il commercialista la riceve, tu la vedi quando qualcuno te la gira. Poi c'è il passaggio che costa di più: capire a che cantiere appartiene. Se la fattura non lo dice, e spesso non lo dice, qualcuno deve decidere, e se non decide quel costo non entra in nessuna commessa. Il cantiere sembra andare bene perché mancano pezzi di spesa.

Il secondo buco è la scadenza. La data non è sempre scritta nel documento, e quando manca si paga «quando capita». Il terzo è la fattura divisa: un grossista che fattura lo stesso giorno materiale per tre cantieri.

Come lo fa Portante

• Le fatture arrivano da sole. Portante scarica dal canale SDI le fatture ricevute, una volta al giorno, e le inserisce tra quelle passive, una sola volta anche se il giro si ripete. Il giro riparte dall'ultima già importata.
• Una domanda sola: «Dove va questa fattura?» Nella scheda della fattura ricevuta ci sono tre risposte: tutta su un cantiere, divisa tra più cantieri, spesa generale. In alto a destra vedi lo stato: «Da decidere», «Da attribuire ancora» con quanto resta, «Attribuita per intero».
• L'indizio solo se è vero. Se quel fornitore ha già altre fatture su un cantiere, riconosciuto dalla partita IVA, la scelta «Tutta su un cantiere» è già indicata, con scritto «come le altre». Senza indizi nessuna risposta è preselezionata, e niente si salva da solo.
• Divisa per righe. Sulle fatture elettroniche puoi assegnare una riga intera a un cantiere: le righe già usate restano grigie finché non le stacchi, e l'importo lo calcola il programma.
• Spese generali. Una fattura che non appartiene a nessun cantiere (assicurazione, carburante dell'ufficio) la segni come spesa generale e le dai una categoria, così non resta in coda.
• Note di credito. Lo storno segue la fattura a cui si aggancia.
• La scadenza si impara dal fornitore. Non tutti i fornitori scrivono la scadenza sul documento, e alcuni la scrivono solo su certe fatture: da lì Portante legge la loro regola («sessanta giorni fine mese», trenta giorni secchi) e la applica alle fatture senza data, dichiarando da dove viene. Servono almeno tre scadenze scritte: due coincidenze non fanno una regola. Una data scritta sul documento non viene mai toccata.

Cosa fare prima di pagare

• Confronta la fattura con ordine e bolla. Portante le tiene sullo stesso cantiere, così il confronto non si fa solo sull'importo.
• Guarda la scadenza. Se è dedotta e non scritta, la fonte è indicata: puoi correggerla.
• Guarda la destinazione. Una fattura senza cantiere è un costo che il cantiere non sa di avere.

Domande frequenti