Cos'è la bolla (o DDT) e perché in cantiere è un documento di costo
Il documento di trasporto, che in cantiere tutti chiamano bolla, accompagna la merce dal fornitore al posto dove viene scaricata. In un'azienda con un magazzino serve a movimentare le giacenze. In edilizia no: il materiale scende dal camion e va in opera. Quella carta, allora, ha un solo mestiere: dire che il ferro è arrivato martedì, su quel cantiere, in quella quantità.
È per questo che una bolla persa non è un problema di archivio. È un costo che non trovi più, o che paghi due volte.
Dove finiscono oggi le bolle, e cosa succede dopo
Il giro lo conosci: il fornitore consegna, il capo squadra firma, la bolla resta nel cruscotto del furgone. A fine mese qualcuno svuota il furgone e mette tutto in una busta. La fattura arriva a sessanta giorni, quando nessuno ricorda più a che cantiere apparteneva quel bancale di blocchi.
Il rischio vero: pagare due volte lo stesso materiale
Chi registra le bolle a costo commessa, e poi registra anche la fattura del fornitore, ha appena messo due volte lo stesso costo. Il margine del cantiere risulta più basso di quello vero, e nessuno se ne accorge finché non si fanno i conti a consegna.
Il contrario è peggio: chi registra solo le fatture vede il costo arrivare due mesi dopo il lavoro, quando il preventivo del prossimo l'ha già fatto sui numeri sbagliati.
Come si registra una bolla in trenta secondi
In cantiere si fotografa, col telefono che il capo squadra ha già in mano. In ufficio si carica il file dal computer, che sia uno scatto arrivato per messaggio o una scansione. Le porte sono quattro e scrivono tutte nello stesso posto: il tab Bolle della commessa, WhatsApp, Telegram e i documenti della commessa.
Cosa legge l'intelligenza artificiale, e cosa non fa mai
Dalla foto vengono letti fornitore, partita IVA, numero e data del documento, le righe con quantità e prezzo, il totale. Una nota di credito viene riconosciuta e registrata come costo negativo, non come un costo in più.
Il fornitore viene risolto, mai inventato: si aggancia per partita IVA o per un nome che non lascia dubbi. Se non c'è corrispondenza, la bolla entra lo stesso e il fornitore finisce nella coda di quelli da completare a mano. Un'anagrafica sporca costa più di una bolla in sospeso.
Come si incrocia la bolla con la fattura elettronica
La fattura elettronica cita i documenti di trasporto in un blocco suo. L'aggancio si fa lì, su numero del DDT più partita IVA: è un riscontro esatto, non una somiglianza. Se il numero è ambiguo non viene proposto niente, perché una proposta sbagliata su un costo è peggio di nessuna proposta.
Il controllo poi gira nei due sensi: le bolle che la fattura cita ma che non hai mai caricato, e le bolle collegate che la fattura non nomina. Più la differenza fra la somma delle bolle e l'imponibile.
Cosa Portante non fa con i DDT
- Gestisce solo le bolle in entrata dai fornitori. Non emette DDT verso i tuoi clienti e non fa i trasferimenti fra cantieri.
- Non c'è il magazzino: la bolla non movimenta giacenze, va dritta a costo di commessa.
- Nel tab Bolle entrano immagini: jpeg, png, webp. Il PDF si carica nei documenti della commessa e da lì diventa bolla.
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Foglio Excel con fornitore, partita IVA, numero, data, commessa, importo e la colonna del riscontro fattura. Il file stesso ti insegna il controllo incrociato. Nessuna email da lasciare.
Bolle, rapportino e giornale dei lavori: chi tiene cosa
Sono tre documenti diversi e conviene non mescolarli. Il rapportino tiene le persone, le ore e i mezzi: i materiali lì dentro non ci sono. La bolla tiene i materiali. Il giornale dei lavori non tiene niente di suo: rimette in fila per giornata quello che rapportini e bolle hanno già scritto, e le consegne che vedi nel giornale sono esattamente queste bolle.
Domande frequenti sulle bolle di cantiere
Come faccio a sapere se una bolla è già stata fatturata?
Il riscontro con la fattura elettronica avviene sul numero del DDT e sulla partita IVA del fornitore. Le bolle senza fattura e le fatture che citano bolle mai caricate vengono elencate a parte, e se lo stesso costo sta rischiando di entrare due volte parte un avviso prima della registrazione.
Devo per forza fotografarla, o posso caricarla dal computer?
Come preferisci. Dal tab Bolle della commessa carichi un'immagine (jpeg, png o webp): può essere la foto appena scattata in cantiere o un file già sul computer dell'ufficio, non cambia niente. Il PDF invece da lì non entra: si carica nei documenti della commessa, che accettano anche i PDF, e da lì diventa bolla con lo stesso motore.
Cosa succede se registro due volte la stessa bolla?
Non si duplica. Il controllo è sulla terna fornitore, numero e data: se l'operaio rimanda la stessa foto, gli viene risposto che quella bolla è già registrata.
E se la bolla non ha i prezzi?
Si registra lo stesso, con importo zero. La merce è arrivata e quella è la prova; il prezzo lo porta la fattura, che si aggancia alla bolla già presente.
Portante gestisce il magazzino e le giacenze?
No, ed è una scelta. In edilizia il materiale va in opera, non a scaffale: la bolla diventa subito costo della commessa. Se hai un magazzino vero con giacenze da movimentare, questo non è lo strumento giusto per quella parte.
Portante emette i DDT verso i miei clienti?
No. Gestisce solo le bolle in entrata dai fornitori.
Vuoi vedere una bolla diventare costo mentre sei in cantiere?
In trenta minuti di demo ti mostriamo la fotografia di una bolla vera che diventa costo della commessa, e il riscontro con la fattura che arriva due mesi dopo.