Cos'è la contabilità di cantiere
È il registro di tutto quello che entra e che esce da un singolo cantiere: materiali, ore della squadra, subappalti, noli, smaltimenti da una parte; SAL, acconti e varianti approvate dall'altra. Dalla differenza esce il numero che conta davvero: il margine di quella commessa, aggiornato a oggi.
Si chiama anche contabilità analitica, o contabilità di commessa. Il nome cambia poco: quello che cambia tutto è il momento in cui la guardi. Se la guardi a lavori finiti hai una fotografia, se la guardi ogni settimana hai un volante.
Chi la fa, in un'impresa edile
La domanda è frequente perché la risposta è scomoda: in gran parte delle imprese non la fa nessuno. Il commercialista tiene la contabilità generale, che è obbligatoria e serve al fisco, ma non è divisa per cantiere e arriva mesi dopo. Il capocantiere sa cosa succede ma non vede i numeri. Il titolare vede i numeri ma a fine anno.
Nelle imprese organizzate la tiene l'ufficio tecnico o amministrativo, con i dati che arrivano dal campo: bolle, rapportini, fatture dei fornitori. Nelle imprese piccole la tiene il titolare, di sera. In entrambi i casi funziona a una condizione sola: che i movimenti si registrino quando succedono, non a fine mese.
Come si fa, in pratica
1. Un registro per cantiere. Non un unico calderone: ogni commessa ha i suoi costi e i suoi ricavi, altrimenti non saprai mai quale lavoro ti ha fatto guadagnare e quale ti ha mangiato.
2. Le categorie giuste, poche e sempre le stesse. Materiali, manodopera, subappalti, noli e mezzi, sicurezza, smaltimenti, varianti. Se cambi nomi ogni volta, i totali non ti diranno niente.
3. La manodopera è un costo, non un dettaglio. Le ore della squadra vanno registrate come tutto il resto, valorizzate al costo orario aziendale vero. È la voce che più spesso manca, ed è anche la più grossa: senza, il cantiere sembra andare benissimo.
4. Le varianti si registrano due volte. Come costo e come ricavo da fatturare. È la riga che si perde più spesso, e si perde sempre dalla parte del ricavo: il lavoro lo fai, il documento non parte, e quel margine l'hai regalato.
5. Il confronto col preventivo. La contabilità di cantiere serve davvero quando la metti accanto al preventivo: quello che avevi previsto contro quello che stai spendendo. La differenza, vista in tempo, si corregge.
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Quattro fogli pronti: i dati del cantiere, il registro dei movimenti con tipo e categoria a menu (così nessuno inventa nomi nuovi), e il riepilogo che calcola da solo i costi per categoria, i ricavi, il margine e la percentuale. Con un cantiere d'esempio già compilato per capire il meccanismo in un minuto.
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I tre errori che rendono la contabilità di cantiere inutile
Registrare a fine mese. A fine mese non ti ricordi più niente, e i numeri arrivano quando le decisioni sono già state prese. Il valore di questo registro sta tutto nell'essere aggiornato.
Dimenticare le ore. Un cantiere con zero costi di manodopera registrati non è un cantiere efficiente: è un cantiere di cui non sai niente.
Guardare solo il totale. Il margine complessivo va letto insieme all'avanzamento: se hai messo tutti i costi ma solo il primo SAL, il numero sembra brutto senza esserlo. Il margine si legge in corsa, non a spot.
Quando il foglio Excel smette di bastare
Il modello qui sopra regge finché i cantieri sono pochi e qualcuno ha il tempo di aggiornarlo. Poi arriva il momento in cui i file diventano cinque, le bolle si accumulano, le ore restano sui rapportini di carta e nessuno riporta niente. In Portante la contabilità del cantiere si scrive da sola man mano che il lavoro va avanti: le bolle dei fornitori e le fatture passive si agganciano alla commessa, le ore arrivano dal campo e diventano costo al costo orario vero, i SAL diventano ricavo. Il margine non lo calcoli: lo guardi.
Domande frequenti sulla contabilità di cantiere
Cos'è la contabilità di cantiere?
È il registro dei costi e dei ricavi di un singolo cantiere: materiali, ore della squadra, subappalti, noli e smaltimenti da una parte, SAL, acconti e varianti dall'altra. Serve a sapere, mentre il lavoro è in corso, se quella commessa sta guadagnando. È diversa dalla contabilità generale, che riguarda tutta l'azienda ed è fatta per il fisco.
Chi redige la contabilità di cantiere?
Nelle imprese strutturate la tiene l'ufficio tecnico o amministrativo, con i dati che arrivano dal campo (bolle, rapportini, fatture fornitori). Nelle imprese piccole la tiene il titolare. Il commercialista non la fa: lui si occupa della contabilità generale dell'azienda, che è un'altra cosa e arriva a consuntivo. Nei lavori pubblici esiste inoltre la contabilità dei lavori in senso tecnico, redatta dalla direzione lavori con libretti delle misure e registri.
Che differenza c'è tra contabilità di cantiere e contabilità generale?
La contabilità generale è obbligatoria, riguarda tutta l'impresa e risponde al fisco: dice com'è andato l'anno. La contabilità di cantiere non è obbligatoria per legge, riguarda una commessa alla volta e risponde a te: dice come sta andando questo lavoro adesso. La prima serve per pagare le tasse, la seconda per non perdere soldi.
Che differenza c'è tra contabilità attiva e passiva di cantiere?
La parte attiva sono i ricavi: i SAL emessi, gli acconti, le varianti approvate. La parte passiva sono i costi: fatture dei fornitori, subappalti, noli, e le ore della squadra. Tenerle insieme sullo stesso cantiere è l'unico modo per vedere il margine; tenerle separate è il motivo per cui in tante imprese il margine si scopre a fine lavori.
Si può fare la contabilità di cantiere con Excel?
Sì, e finché i cantieri sono uno o due è la soluzione più sensata: il modello che trovi in questa pagina è pronto e gratuito. I limiti arrivano con la crescita: più file da tenere allineati, dati che vanno riportati a mano dal campo, nessun collegamento con le fatture e i rapportini. A quel punto il tempo speso a copiare supera il valore del foglio.
Ogni quanto va aggiornata?
Idealmente ogni volta che succede qualcosa: una bolla che arriva, una giornata di squadra, un SAL emesso. Se proprio non è possibile, una volta a settimana con la disciplina di non saltare mai. A cadenza mensile diventa una registrazione contabile, non uno strumento di controllo: i numeri arrivano quando non puoi più correggere niente.
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