Riconciliazione bancaria: come si fa in un'impresa edile, con un esempio vero

La riconciliazione bancaria è il controllo che mette uno accanto all'altro i movimenti dell'estratto conto e i documenti dell'impresa: fatture emesse, fatture dei fornitori, F24, stipendi. Ogni movimento deve trovare il suo documento, e alla fine il saldo della banca deve essere uguale al saldo del tuo registro. Se non lo è, la differenza sta in una riga che non hai ancora spiegato.

In un'impresa edile risponde a una domanda semplice: il cliente mi ha pagato tutto, o no?

Perché in edilizia l'incasso non è quasi mai uguale alla fattura?

Perché tra la fattura e il bonifico c'è quasi sempre qualcuno che trattiene qualcosa. Fai una fattura da 11.000 euro, in banca arrivano 10.278,69 euro, ed è tutto in regola. Le cause più frequenti sono sei:

1. La ritenuta dell'8% sui bonifici dei bonus. Quando il privato paga con il bonifico per la detrazione (il «bonifico parlante»), la banca trattiene l'8% e lo versa allo Stato a nome tuo. Si calcola sul bonifico tolta l'IVA al 22%, anche se in fattura l'IVA è al 10%. È un acconto delle tue imposte, non un credito verso il cliente.
2. La ritenuta del 4% del condominio. Il condominio trattiene il 4% dell'imponibile e lo versa lui. Anche questo è un acconto delle tue imposte.
3. Lo split payment degli enti pubblici. Il Comune ti paga l'imponibile, l'IVA la versa direttamente allo Stato. La regola è prorogata fino al 30 giugno 2029.
4. Il SAL pagato in più bonifici. La fattura resta aperta a metà, e a metà va tenuta.
5. La ritenuta di garanzia. Se il contratto la prevede, il committente trattiene una parte di ogni SAL fino al collaudo. Va scritta in un elenco a parte, con la data in cui chiederla: se no diventa una fattura aperta che nessuno sa più spiegare. Lordo o netto in fattura lo decidi col commercialista, secondo il contratto.
6. Commissioni, note di credito, giroconti. Piccole differenze, ma vanno spiegate anche loro.

Come si fa la riconciliazione bancaria, in quattro passi?

1. Scarica l'estratto conto del mese dall'home banking, in Excel o CSV. Il PDF va bene solo da guardare.
2. Abbina ogni movimento a un documento: l'incasso alla fattura emessa, il pagamento alla fattura del fornitore, l'F24 alla scadenza. Scrivi accanto il numero del documento.
3. Spiega ogni differenza: se il movimento e il documento non hanno lo stesso importo, scrivi perché, con una delle sei cause qui sopra. Una differenza senza spiegazione è una domanda da fare al cliente, alla banca o al fornitore.
4. Confronta i saldi: il saldo finale della banca deve essere uguale al saldo iniziale più tutti i movimenti che hai abbinato. Se non torna, manca una riga o ce n'è una scritta due volte.

I movimenti senza documento, come le spese della banca o un bonifico senza nome, si segnano a parte e si chiudono uno per uno.

Un esempio: un mese di conto di un'impresa edile

Un'impresa di 10 persone, ristrutturazioni e un appalto per il Comune. Ottobre, conto corrente principale, saldo al 1° ottobre 48.312,40 euro. Nove movimenti, gli stessi che trovi nel foglio Excel da scaricare.

Saldo al 31 ottobre: 48.312,40 + 67.892,69 = 116.205,09 euro, uguale all'estratto conto.

Su sei movimenti di cantiere, cinque non tornano al centesimo con il loro documento, e nessuno dei cinque è un cliente che non ha pagato. L'unica riga che chiede davvero una telefonata è quella da 2.000 euro senza nome. Senza riconciliazione la scopri a fine anno, quando nessuno si ricorda più chi l'ha mandata.

La frase da dire al committente

Quando un bonifico arriva più basso della fattura, la telefonata giusta non è «mi ha pagato meno». È questa: «Ho visto il bonifico, grazie. Mi torna tutto tranne questa cifra: è la ritenuta, o c'è altro che devo sapere?». Il cliente buono non si sente accusato, e quello che ha trattenuto senza dirlo deve spiegarlo lui.

Ogni quanto si fa, e chi la fa?

Una volta al mese è il minimo, prima di pagare gli stipendi. Con tre o quattro cantieri aperti conviene ogni settimana: una differenza di due mesi fa non se la ricorda più nessuno. La fa chi tiene le fatture in ufficio; al titolare bastano tre righe: quanto doveva entrare, quanto è entrato, chi manca. Per sapere chi sollecitare e quando, c'è la guida sullo scadenzario dei pagamenti.

Excel o programma: quando il foglio non basta più?

Il foglio basta finché il conto è uno e i movimenti qualche decina. Non basta più quando i conti sono due o tre, i movimenti più di cento e vuoi sapere anche quanto costa ogni cantiere. Lì il problema è farla in tempo: un abbinamento fatto a fine trimestre è già storia, e il flusso di cassa lo vedi quando non puoi più cambiarlo.

Come lo fa Portante

Portante è il gestionale per imprese edili italiane: CRM commerciale, preventivi dai costi veri, cantieri, SAL, ordini, squadre e margine di commessa in tempo reale. Nato da trent'anni di cantiere.

In Soldi › Banca i movimenti entrano da soli ogni mattina col collegamento alla banca, oppure dal file scaricato dall'home banking. Il programma propone l'abbinamento, tu decidi: nessun abbinamento viene salvato senza il tuo clic. Riconosce il bonifico che paga tre fatture insieme, il giroconto, l'F24 e le commissioni, e assegna il costo pagato per un cantiere alla sua commessa, così finisce nel margine. Le proposte sicure sono in verde e si confermano tutte insieme. Tutti i dettagli sono nella pagina banca e cassa in Portante.

Lo diciamo così: la banca dice quanto hai, il cantiere dice quanto ti costa. La riconciliazione serve a tenere insieme le due cose, ogni giorno e non a fine anno.

Domande frequenti

Cos'è la riconciliazione bancaria, in parole semplici?

È il controllo che abbina ogni movimento dell'estratto conto al suo documento (fattura, F24, stipendio) e verifica che il saldo della banca sia uguale a quello del tuo registro. Ogni differenza va spiegata.

Puoi fare un esempio di riconciliazione bancaria?

Un privato paga una fattura da 11.000 euro con il bonifico per la detrazione e in banca arrivano 10.278,69 euro. La riconciliazione abbina il bonifico alla fattura e spiega i 721,31 euro di differenza: è la ritenuta dell'8% che la banca ha trattenuto sull'importo tolta l'IVA al 22%. La fattura è chiusa, e la ritenuta la recuperi nelle imposte.

Cos'è la riconciliazione delle fatture?

È lo stesso lavoro guardato dal lato delle fatture: per ogni fattura emessa o ricevuta si controlla se è stata pagata, quando e per quanto. Serve a sapere chi ti deve ancora dei soldi e a chi li devi tu.

Qual è un buon programma per la riconciliazione bancaria?

Per poche decine di movimenti al mese basta un foglio Excel, come quello di questa pagina. Oltre, serve un programma che legga i movimenti da solo e proponga gli abbinamenti. In un'impresa edile conviene che sia lo stesso dei cantieri, così l'incasso del SAL e il costo del fornitore finiscono nella commessa giusta.

Fonti

Controllate il 30 ottobre 2026.

• Ritenuta sui bonifici per le detrazioni: articolo 25 del decreto legge 78 del 2010; misura all'8% dalla legge 190 del 2014, comma 657; calcolo sull'importo tolta l'IVA, circolare 40/E del 28 luglio 2010 dell'Agenzia delle Entrate.
• Ritenuta del 4% del condominio: articolo 25-ter del DPR 600 del 1973.
• Split payment: articolo 17-ter del DPR 633 del 1972; proroga fino al 30 giugno 2029 con la decisione del Consiglio dell'Unione europea del luglio 2026, come riportato da ANCE.

P.S. Prendi l'ultimo estratto conto e cerca il primo bonifico di un cliente più basso della sua fattura. Se sai dire perché in dieci secondi, la tua riconciliazione funziona. Se no, comincia da lì.